Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§

1. Rekisterin ylläpitäjä

Nimi:
Suomen OstoAuto Oy, (2685505-8)
Osoite:
Asekatu 3 B, 40100, Jyväskylä
Muut yhteystiedot:
puh. +358 (0)400 722 528, jukka.turunen@ostoauto.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi:
Jaakko Huttunen
Osoite:
Asekatu 3 B, 40100, Jyväskylä
Muut yhteystiedot:
puh. +358 (0)400 722 654, myynti@ostoauto.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen OstoAuto Oy:n sähköposti-, asiakas-, tilaaja-, prospekti-, henkilöstö- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. Asiakkaat:

1.1. Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen. Asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen, hallinta ja kehittäminen
1.2. Palvelujen tarjoaminen ja tuottaminen
1.3. Asiakastietojen sekä asiakas-ja kontaktihistorian hallinta.
1.4. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen asiakkaalle sekä palvelutoimenpiteiden, toimeksiantojen, laskutuksen hallinta ja laadun varmistaminen.
1.5. Asiakkaan tunnistaminen ja väärinkäytösten estäminen.
1.6. Sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille.
1.7. Asiakaspuhelujen nauhoituksia käytetään palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakkaiden ja Suomen OstoAuto Oy:n oikeusturvan varmistamiseksi, koulutustarkoituksiin, palvelun laadun kehittämiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja turvallisuussyistä.

2. Verkkosivuston käyttäjät ja potentiaaliset asiakkaat:

2.1. Palvelujen markkinointi potentiaalisille asiakasyrityksille ja sivustovierailijoille. Markkinointia kohdistetaan rekisteröitävälle, yritykselle, yhteyshenkilölle, sivustovierailijalle tai luonnolliselle henkilölle vain tämän itse sen salliessa.
2.2. Markkinointiviestinnän kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi.
2.3. Tutkimus ja tilastolliset analyysit. Asiakkuuksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen.
2.4. Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi.

3. Henkilöstö:

3.1. Rekrytointitoiminnan hoitaminen ja ylläpitäminen
3.2. Olemassa olevien työ- ja harjoittelusuhteiden hoitaminen ja ylläpitäminen
3.3. Työsuhdeasioiden ja henkilöstöhallinnon tehtävien hoitaminen, työnantajatoiminta
3.4. Palkan maksaminen
3.5. Poissaolo- ja vuosiloma-asioiden hoitaminen
3.6. Osaamisen kehittäminen
3.7. Henkilöstösuunnittelu

5. Rekisterin tietosisältö

Nimitiedot:

  • etunimet
  • sukunimi

Osoitetiedot:

  • postiosoite
  • postinumero
  • postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • IP-osoite
  • Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

Palvelu- ja palkanmaksuun liittyvät tunnisteet ja numerot:

  • pankkiyhteys
  • pankkitilin numero

Työnantajan, yrityksen, organisaation, järjestön, osakeyhtiön, yhtiön, yhdistyksen tms. tiedot:

  • nimi
  • osoitetiedot
  • Y-tunnus
  • Työntekijän tai yhteyshenkilön asema yrityksessä, rooli, tehtävä, titteli, työtehtävät, vastuualue tms.

Asiakaspalveluun tai uusasiakashankintaan liittyvät tiedot:

  • asiakaspalaute
  • asiakaspalvelutapahtumien tiedot
  • asiakaspuhelujen nauhoitukset
  • asiakkuuden alkamisaika
  • asiakkuuden päättymisaika
  • asiakkuuden tilat
  • asiakkuuden tasot
  • tarjoushistoria
  • tiedot aikaisemmista yhteydenotoista
  • tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
  • kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot ja näihin liittyvät keskustelut
  • sivustokäyttäytyminen
  • Hiiren, kursorin tai muun osoitelaitteen liikkeet Suomen Ostoauto Oy:n verkkosivuilla.
  • Kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot.
  • Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet kuten IP-osoitteet, evästeet tms.
  • Uutiskirjeiden avaus- ja lukutiedot.

Henkilöstöön liittyvät:

  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa
  • työsuhteen kesto, alkamis- ja päättymistiedot

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin se sopimus, johon henkilön tietojen käsittely perustuu, on voimassa. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Suomenostoauto.fi-sivustolta lähetetyt lomaketiedot poistetaan automaattisesti viiden (5) vuoden kuluttua lähetyksestä. Asiakas- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot viiden (5) vuoden välein. Sähköpostimarkkinointilistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähetetyssä markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloitus henkilökohtaisessa tapaamisessa, sähköpostitse tai sähköisellä lomakkeella rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloituksen jälkeen tietoja kerätään automaattisella sähköisellä tunnistuksella rekisterinpitäjän sähköpostikirjeissä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Suomen OstoAuto Oy:n omassa toiminnassa kertyviä tietoja täydennetään tarvittaessa yleisesti saatavilla olevien yritystietolähteiden (kuten YTJ:n ja TIEKE:n) kautta tai näiden puuttuessa kohdetahon verkkosivuilla julkisesti esillä olevilla tiedoilla.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman telemarkkinointiyrityksen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistajuus ei siirry rekisterinpitäjältä ulkopuolisille eikä ulkopuolisilla ole oikeutta toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä. Asiakastietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai asiakkaan suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, arvonta- kontaktointi- tai tutkimusrekistereihin. Näiden em. väliaikaisiin rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla. Suomen OstoAuto Oy luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle, kun se on tarpeellista maksujen valvomiseksi. Rekisteröityjen henkilötietoja Suomen OstoAuto Oy:n lukuun käsittelee:

  • ActiveCampaign Inc.
  • Adobe Systems Incorporated
  • Asana Inc.
  • Atlassian PTY Ltd.
  • Basecamp LLC.
  • Box inc.
  • DialogTech Inc.
  • Evernote Corporation
  • Facebook Inc.
  • Google LLC.
  • LinkedIn Corporation
  • Microsoft Corporation
  • Pipedrive Inc.
  • Pipedrive OÜ
  • Slack Technologies Inc.
  • Smartly Inc.
  • Suomen Digimarkkinointi Oy
  • SurveyMonkey Inc.
  • The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp
  • Twitter Inc.
  • Visma Solutions Oy
  • Zapier Inc.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti Suomen OstoAuto Oy ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla mikäli:

  • tiedot siirretään maahan tai ko. maassa sijaitsevaan organisaatioon, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai
  • sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai
  • mikäli rekisteröitävä on antanut siihen suostumuksensa.

Milloin mahdollista, Suomen OstoAuto Oy on valinnut henkilötietojen säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista ja/tai rekisterinkäsittelijöistä saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tiedot olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon. Suomen OstoAuto Oy on varmistanut, että palveluntarjoajat ja/tai rekisterinkäsittelijät ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään Suomen OstoAutoOy:n lukitussa toimitiloissa sijaitsevissa lukituissa säiliöissä. Valvomaton kulkeminen tilaan on ulkopuolisilta estetty. Omatoiminen pääsy tiloihin on sallittu ja mahdollistettu vain vaitiolovelvoitetuille. Ulkopuolisten henkilöiden pääsy tiloihin on aina valvottua.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen vaitiolovelvoitettujen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojärjestelmään sisäänkirjautumiseen tarvittavien pääsytunnuksien luovutuksia valvoo yhteyshenkilö.

10. Tarkastusoikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tasavertainen oikeus tarkastaa, käsitellä, poistaa, korjata ja muokata henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tietojen edellä luetelluihin toimentoiteisiin voidaan rekisteröidyn toimesta osoittaa, toimeksiantaa ja pyytää käyttäen kaikkia yleisempiä kirjallisia yhteydenottomuotoja. Tarkastus- ja korjaustyöpyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastus- ja korjaustyöpyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Tietojen tarkastus- ja korjaustyöpyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Tietoja voivat rekisteröidyn puolesta ja erillisestä pyynnöstä käsitellä vain Suomen OstoAuto Oy:n kirjallisesti valtuutettu ja vaitiolovelvoitettu taho tai henkilö.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on tasavertainen oikeus tarkistaa, käsitellä, poistaa, korjata ja muokata henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tietojen edellä luetelluihin toimentoiteisiin voidaan rekisteröidyn toimesta osoittaa, toimeksiantaa ja pyytää käyttäen kaikkia yleisempiä kirjallisia yhteydenottomuotoja. Tarkastus- ja korjaustyöpyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastus- ja korjaustyöpyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Tietojen tarkastus- ja korjaustyöpyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Tietoja voivat rekisteröidyn puolesta ja erillisestä pyynnöstä käsitellä vain Suomen OstoAuto Oy:n kirjallisesti valtuutettu ja vaitiolovelvoitettu taho tai henkilö.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Vastustamisoikeus:

  •  Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että Suomen OstoAuto Oy on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti tai, että Suomen OstoAuto Oy:llä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

Suoramarkkinointikielto:

  • Suomen OstoAuto Oy hankkii verkkomainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa rekisteröidyn henkilötietoja Suomen OstoAuto Oy:n välittämänä, eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin.
  • Suomen OstoAuto Oy ei koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille markkinointitarkoituksiin.
  • Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen sähköiseen suoramarkkinointiin hyödyntämällä uutiskirjeessä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä.

Poisto-oikeus:

  •  Mikäli rekisteröity kokee, että joidenkin ko. rekisteröityä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen Suomen OstoAuto Oy:n tehtävien kannalta, on rekisteröidyllä oikeus pyytää Suomen OstoAuto Oy:tä poistamaan kyseiset tiedot. Suomen OstoAuto Oy käsittelee pyynnön, jonka jälkeen tiedot joko poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että Suomen OstoAuto Oy rajoittaa kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietoja käsitellessä Suomen OstoAuto Oy rikkoo voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).